Il modo più semplice per monitorare i server di stampa
il 18 giu 2021
Il monitoraggio dei server di stampa offre l'opportunità di aumentare l'efficienza dei servizi di stampa, minimizzare i ritardi e ridurre i costi di gestione.
Oggi i server di stampa sono diventati una caratteristica standard delle stampanti di rete e multifunzione. Pertanto, la maggior parte degli ambienti IT dispone di uno o più server di stampa. Questo aiuta gli utenti a migliorare l'efficienza e a ridurre al minimo gli sprechi. Tuttavia, sebbene i server di stampa conservino i registri di utilizzo, richiedono un monitoraggio adeguato per consentire all'azienda di ottimizzare i servizi.
Senza un adeguato monitoraggio e controllo, gli utenti possono abusare del servizio stampando documenti non necessari. Oltre ad aumentare i costi di gestione, questo ritarderà la stampa di documenti importanti.
Per questo motivo, il monitoraggio di un server di stampa è un aspetto che le organizzazioni di tutte le dimensioni dovrebbero implementare come parte del loro sistema di monitoraggio dei server, anche prima di utilizzare le soluzioni di gestione del parco stampanti. In questo blog ti mostrerò come monitorare correttamente i tuoi server di stampa.
Che cos'è un server di stampa?
Un server di stampa è un'utility per la gestione e la condivisione di una stampante in rete. Può essere un software eseguito da un server o un componente aggiuntivo hardware integrato o collegato alla stampante.
Produttori di hardware come Linksys, IOGear e altri forniscono piccoli server di stampa esterni che possono essere collegati alla stampante tramite USB, LAN o altre interfacce. Tuttavia, per un ambiente di grandi dimensioni che richiede maggiore flessibilità e controllo, è possibile configurare un server di stampa come applicazione in esecuzione su Windows, Linux o UNIX.
La scelta del server di stampa integrato o centralizzato dipende da una serie di fattori. Ad esempio, i server di stampa integrati gestiscono solo determinati dispositivi. Pertanto, in presenza di molte stampanti, la gestione separata di ciascuna di esse può risultare complessa e inefficiente.
D'altra parte, la gestione dei server di stampa da server centrali o da computer dedicati consente agli amministratori di monitorare e controllare facilmente più stampanti da un'unica postazione.
Come controllare i lavori di stampa
Durante le operazioni, le stampanti e i plotter ricevono i lavori di stampa dal server di stampa, il che facilita l'amministrazione dei dispositivi e delle code dei lavori di stampa.
Gli amministratori possono utilizzarle per assegnare i lavori alle singole stampanti in base a regole specifiche. Ad esempio, può inviare automaticamente un lavoro di stampa alla stampante più facile da raggiungere per il dipendente.
In ambienti con più stampanti, è essenziale garantire che i documenti vengano inviati ai dispositivi giusti. Se non è ben gestito, gli utenti possono inviare i loro documenti ad altri dispositivi, con il rischio che informazioni sensibili finiscano nelle mani sbagliate.
Inoltre, i dipendenti perdono tempo a cercare le loro stampe da una stampante all'altra e a volte sono costretti a ristampare il documento, sprecando tempo, carta e toner. Per questi motivi, è importante implementare uno strumento di monitoraggio nella tua organizzazione.
Come si monitorano le stampanti in rete?
Il monitoraggio dei server di stampa consente di visualizzare un'ampia gamma di registri, tra cui il numero di lavori di stampa, le code di stampa, gli errori e i rapporti sui materiali di consumo.
Ad esempio, consente di determinare se ci sono troppi lavori di stampa in coda, di vedere i lavori non elaborati se il toner è scarso o la carta è esaurita e se la periferica è difettosa.
Se i dipendenti devono attendere inutilmente per la stampa dei documenti, ciò significa ritardi e scarsa efficienza lavorativa. In generale, è possibile utilizzare un software per gestire i lavori di stampa, visualizzare i rapporti ed eseguire il monitoraggio in tempo reale, impostare regole e altro ancora.
Opzioni di monitoraggio dei server di stampa
Molti produttori di stampanti forniscono strumenti di monitoraggio. Tuttavia, questi hanno diverse limitazioni e sono costosi da gestire, soprattutto quando ci sono molti tipi diversi di stampanti.
Una delle strategie migliori consiste nell'implementare uno strumento di monitoraggio universale come Checkmk, che supporta un'ampia gamma di stampanti ed è flessibile e scalabile.
Checkmk offre diverse opzioni per il monitoraggio dei server di stampa. Per i server Linux e UNIX è disponibile un plug-in agente in grado di monitorare la coda di stampa richiedendo i dati necessari tramite il Common UNIX Printing System (CUPS). Esiste anche un plug-in agente per Windows che trasferisce i dati dal rispettivo servizio Windows al sistema di monitoraggio.
Checkmk consente di automatizzare il monitoraggio dei server di stampa, risparmiando tempo e costi. Questo potente strumento è adatto a qualsiasi tipo e dimensione di organizzazione, comprese quelle con infrastrutture IT complesse. Inoltre, è dotato di plug-in SNMP per il monitoraggio dei server di stampa di vari produttori.
Sono disponibili anche plug-in specifici per i produttori per il monitoraggio diretto delle stampanti. Ad esempio, per Canon, Zebra e Ricoh, Checkmk non solo controlla lo stato dei lavori di stampa, ma anche ulteriori dettagli sullo stato della carta e dei materiali di consumo come inchiostro o toner.