Checkmk Conference #7: Ein Blick hinter die Kulissen

Anfang des Jahres mussten wir uns die Frage stellen: Soll die Checkmk Conference #7 nach 2020 auch dieses Jahr wieder ein reines Online-Event oder eine hybride Veranstaltung werden? Da Deutschland zu diesem Zeitpunkt noch mitten in der zweiten Welle des Coronavirus‘ steckte und die weitere Entwicklung nicht absehbar war, entschieden wir uns für die erste Option: Die Checkmk Conference #7 wird wieder nur virtuell stattfinden (müssen). Dieses Jahr konnten wir aber bereits auf die Erfahrungen aus dem Vorjahr zurückgreifen. Damals mussten wir innerhalb kurzer Zeit die Checkmk Conference #6 auf eine Online-Konferenz umstellen.

Eine reine Online-Konferenz muss jedoch nicht unbedingt ein Nachteil sein. Ein Vorteil ist, dass so jeder bequem von zu Hause aus an der Konferenz teilnehmen kann – das Reisen entfällt. Indem wir das Hauptprogramm der Konferenz auf den Nachmittag gelegt haben, wollten wir die Konferenz außerdem auch für Teilnehmer attraktiv machen, die sich in einer amerikanischen Zeitzone befinden. Womit wir hingegen gar nicht gerechnet haben, war die Anzahl der Teilnehmer. Am Ende verzeichneten wir über 980 Registrierungen, wobei 361 auf bezahlte Pakete und 618 auf die Free Tickets entfielen. Das waren deutlich mehr als wir kalkuliert haben. Zum Vergleich: Im letzten Jahr nahmen über 220 Personen an der Konferenz teil.

So sehr wir uns über die hohe Nachfrage auch freuten, für das Organisationsteam bedeutete dies mehr Aufwand: Goodies mussten nachbestellt werden, sodass jeder Teilnehmer, der ein Konferenz-Paket gebucht hat, sein Goodie Bag noch rechtzeitig erhält. Zeitkritisch waren hier vor allem die Konferenz-Shirts. Schließlich musste hier nicht nur die richtige Größe, sondern auch die längeren Lieferzeiten des Lieferanten berücksichtigt werden. Außerdem galt es sicherzustellen, dass die Goodie-Pakete in die USA oder nach Australien noch rechtzeitig vor der Konferenz ankommen.

Ein weiterer Knackpunkt war die technische Umsetzung der Konferenz. Im letzten Jahr haben wir Zoom und BigMarker als Plattformen für die Konferenz gesetzt – in diesem Jahr entschieden wir uns jedoch für ein anderes Setup. Für die an beiden Konferenztage stattfindenden 12 Workshops haben wir auch dieses Jahr wieder Zoom verwendet, für die Tech Sessions und die für alle frei zugänglichen Vorträge auf der Main Stage haben wir uns dieses Jahr für einen YouTube-Stream entschieden.

Offen blieb jetzt noch die Frage, wie wir die Teilnehmer einbinden können. Schließlich möchten wir es den Konferenzteilnehmern immer ermöglichen, Einfluss auf die Weiterentwicklung von Checkmk zu nehmen. Das heißt, dass sie über geplante Funktionen abstimmen und wir so die Wünsche und Bedürfnisse unserer Nutzer berücksichtigen können. Mit Slido haben wir uns für ein Tool entschieden, dass zum einen Abstimmungen ermöglicht, aber auch den Teilnehmern die Möglichkeit gibt, eigene Fragen zu stellen.

Den YouTube-Livestream und Slido haben wir anschließend auf einer eigenen Webseite für die Konferenz implementiert. Damit die Teilnehmer sich auch untereinander austauschen können, haben wir außerdem einen Chat auf der Seite integriert.

Teilnehmer, die mindestens ein Basic-Paket gebucht haben, hatten zudem die Möglichkeit sich in verschiedenen Slack-Kanälen über die Konferenz, Checkmk und technische Fragen etc. mit dem tribe29-Team und anderen Checkmk-Nutzern auszutauschen.

Während der beiden Konferenztage ist es uns so gelungen, einen regen Austausch der Teilnehmer zu ermöglichen. Insgesamt haben die Teilnehmer während der Vorträge über Slido beispielsweise 272 Fragen gestellt. In den Tech Session, die nur für zahlende Teilnehmer verfügbar waren, wurden 81 Fragen gestellt. Zudem bestand nach jedem Vortrag noch die Möglichkeit via Slack im Rahmen eines Q&A das Thema mit dem tribe29-Team zu vertiefen.

Wir haben für die Konferenz aber nicht nur das technische Setting verändert, sondern auch unser Studio-Setup aufgerüstet. In diesem Jahr bestand unser TV-Studio aus sieben Kameras. Das aufwendigere Setup führte jedoch zu einem anderen Problem: Der Raum, den wir eigentlich als Video-Studio für die Konferenz nutzen wollten, war zu klein, um mit allen benötigten Personen die Corona-Auflagen einhalten zu können. Schließlich musste neben den zwei oder drei Sprechern auf der Bühne hinter den Kulissen noch die Ton- und Kamera-Regie übernommen werden. Zum Glück haben wir im Dachgeschoss in der Kellerstraße 29 noch einen ausreichend großen Raum gefunden. Jetzt galt es nur noch, das Studio umzuziehen und final für die Konferenz aufzusetzen.

Je näher die Konferenz rückte und je mehr Teilnehmer sich weiterhin für die Konferenz registrierten, desto größer wurde auch die Unruhe auf unserer Seite: Kommt die Technik und der Webserver mit der großen Teilnehmerzahl klar? Was machen wir, wenn ein Teil ausfällt? Wir haben zwar im Vorfeld viel getestet, ein gewisses Restrisiko bleibt aber immer. Jetzt, nach der Konferenz, können wir sagen, dass alle Befürchtungen unbegründet waren. Die Konferenz verlief reibungslos. Am ersten Konferenztag verzeichneten wir in der Spitze über 400 Zuschauer. Am zweiten Tag lag der Peak bei 350 Zuschauern. Die Teilnehmer lauschten jedoch nicht nur den Vorträgen, sondern stellten auch viele Fragen und stimmten in unseren Umfragen zu zukünftigen Weiterentwicklungen von Checkmk über Slido ab. Parallel kommentierten sie die Vorträge im Chat.

Der Fireside-Chat rundete schließlich den ersten Veranstaltungstag ab. tribe29-Gründer Mathias Kettner, CEO Jan Justus und Lars Michelsen, Head of Development, plauderten während der Session in lockerer Atmosphäre bei einem Bier mit via Zoom zugeschalteten Gästen über verschiedene Themen rund um Checkmk. Wer danach immer noch Lust hatte, konnte zudem an der After-Party via Zoom teilnehmen – auch wenn das natürlich den persönlichen Austausch und das Social Networking auf einer Präsenzveranstaltung nicht eins zu eins ersetzen kann.

Nach zwei Konferenztagen fiel somit auch das Fazit von unserem CEO Jan Justus positiv aus. Es ist zwar schwer, allein über Kameras eine Beziehung zu den Teilnehmern aufzubauen, dennoch sind wir froh, dass es über die gesamte Konferenz hinweg eine starke Interaktion auf den verschiedenen verfügbaren Kanälen gegeben hat. Von dem intensiven Austausch mit den Teilnehmern waren wir auch in diesem Jahr wieder positiv überrascht. Dennoch ist es unser Ziel, dass die Checkmk Conference #8 im nächsten Jahr wieder eine Präsenzveranstaltung wird, schließlich lebt unsere Konferenz vom persönlichen Austausch mit unseren Nutzern.