Trotz Konkurrenz durch Messenger-Apps ist die E-Mail immer noch eines der wichtigsten Mittel der Unternehmenskommunikation. Schon allein deshalb ist die Überwachung von Mail-Servern besonders wichtig. Zudem fallen Speicherung und Archivierung von E-Mails oftmals sogar unter gesetzliche Bestimmungen und sollten deshalb in jedem Fall überwacht werden. In diesem Blogpost möchte ich Ihnen deshalb zeigen, was Sie beim Mail-Server-Monitoring beachten sollten.

Was sind Mail-Server?

Mail-Server sind Server, die Dienste für das Entgegennehmen, Weiterleiten, Bereithalten und Senden von E-Mails bereitstellen. Im Herzen eines Mail-Servers steht der Mail-Transfer-Agent. Dieser Dienst nimmt die E-Mails an und leitet Sie an den richtigen Empfänger weiter. Typische Programme sind Postfix, qmail, Exim, oder Microsoft Exchange Server. Um die E-Mails an den passenden Empfänger senden zu können, kommt ein Mail-User-Agent oder Mail-Delivery-Agent zum Einsatz. Zudem können Mail-Filter und Mail-Retrieval-Agents Teil eines Mail-Servers sein.

Mail-Server tauschen E-Mails über unterschiedliche Protokolle wie POP3, IMAP oder SMTP aus. Außerdem nutzen die meisten Mail-Server Mechanismen wie Transport-Layer-Security (TLS) zur Authentifizierung und Verschlüsselung. Dies ist besonders wichtig, um Datenschutzvorgaben wie die DSGVO zu erfüllen, da E-Mails in der Regel persönliche Informationen enthalten.

Das gehört in das Mail-Server-Monitoring

Ziel der Mail-Server-Überwachung ist die Gewährleistung, dass Mitarbeiter E-Mails schnell versenden und erhalten können. Außerdem müssen Sie die richtige Archivierung und Sicherung von E-Mails gewährleisten. Daher ist es wichtig, Metriken wie die Antwortzeiten Ihres Mail-Servers zu messen und Ausfälle zu erkennen, die im Verlauf des E-Mail-Versands auftreten können. Zudem sollten Sie die Mail Queues prüfen, sodass diese nicht volllaufen. Kann ein Mail-Server E-Mails nicht versenden, verbleiben sie in der Mail-Warteschlange, die dadurch immer weiter anwächst.

Die Überwachung von Postfix, qmail, Exim, Microsoft-Exchange und anderen Mail-Transfer-Agents ist ein absolutes Muss für IT-Verantwortliche. Neben Verfügbarkeit und Performance geht es um wichtige Details, beispielsweise die Gewährleistung, dass Mails zugestellt und sicher archiviert werden. Genauso wichtig ist das Monitoring von Server-Diensten wie POP3, IMAP oder SMTP. Funktionieren diese Dienste nicht richtig, können E-Mails beispielsweise nicht richtig übertragen oder abgespeichert werden. Deshalb ist die Überwachung von Mail-Servern ein wichtiger Teil des Server-Monitorings.

Checkmk bietet offizielle Plugins für alle gängigen Mail-Server und Server-Dienste. Zudem stehen aktive Checks für SMTP, POP3 und IMAP zur Verfügung. Damit setzen Sie in wenigen Minuten ein präzises Mail-Server-Monitoring auf. Außerdem ist Checkmk nicht auf Alarmierungen per E-Mail angewiesen. Bricht die E-Mail als Kommunikationsmittel weg, kann Checkmk Sie über Slack, SMS, Fax oder über einen anderen Weg über Zwischenfälle informieren.

Services eines Postfix-Mail-Servers in Checkmk

Besonders gut eignet sich Checkmk für die Überwachung von Windows-Mail-Servern. Checkmk kommt mit einem leistungsfähigen Windows-Agenten und elf Erweiterungen allein für Microsoft Exchange. Außerdem besitzt Checkmk Integrationen zu Microsoft Azure und Microsoft Hyper-V. Entscheiden Sie sich beispielsweise im Zuge der Migration auf Microsoft Office 365 dazu, Ihre Mail-Server in die Cloud zu verlagern, können Sie Checkmk einfach anpassen und so ein unterbrechungsfreies Monitoring gewährleisten.

Mit den integrierten Graphing- und Reporting-Tools von Checkmk entdecken Sie zuverlässig Anomalien und kritische Events auf Ihren Mail-Servern. Der folgende Graph aus Checkmk zeigt die Entwicklung der Mail Queue eines Postfix-Mail-Servers. Mit Checkmk erkennen Sie sofort, wann die Warteschlange zu lang wird.

Überwachung einer Mail Queue eines Postfix-Mail-Servers in Checkmk

Zusätzlich können Sie auch die Effekte von Veränderungen nachvollziehen, zum Beispiel, wenn Sie Mail-Server in die Cloud verlagern oder den Mail-Server gewechselt haben. Dann können Sie durch den Vergleich der Monitoring-Daten sehen, ob Ihre Systeme beispielsweise nach der Migration schneller oder langsamer arbeiten. Außerdem haben Sie jederzeit die Gültigkeit von Zertifikaten im Auge und erkennen, falls Mail-Verkehr über unverschlüsselte Ports geleitet wird. Und selbstverständlich können Sie auch die Übertragung der Monitoring-Daten zu Checkmk verschlüsseln.


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