Print-Server-Monitoring leicht gemacht
on 19.06.2021
Das Monitoring von Print-Servern erhöht die Effizienz von Druckaufträgen, minimiert Verzögerungen und senkt die Betriebskosten.
Heutzutage gehören Print-Server zur Standardausstattung von Netzwerk- und Multifunktionsdruckern. Die meisten IT-Umgebungen verfügen daher über einen oder mehrere Print-Server. Sie helfen dabei, die Effizienz zu verbessern und die Materialverschwendung zu minimieren. Die Print-Server führen zwar Logs über die Nutzung, müssen jedoch ordnungsgemäß überwacht werden, damit das Unternehmen seine Druckernutzung optimieren kann.
Ohne ordnungsgemäße Verfolgung und Kontrolle könnte durch das Drucken unnötiger Dokumente der Service missbraucht werden. Dadurch steigen nicht nur die Betriebskosten, sondern es kommt auch zu Verzögerungen beim Druck wichtiger Dokumente.
Daher sollten Unternehmen jeder Größe, noch bevor sie Lösungen für das Druckflotten-Management einsetzen, Print-Server-Monitoring als Teil ihres Server-Monitoring-Systems implementieren. In diesem Blog zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Print-Server richtig überwachen können.
Was ist ein Print-Server?
Ein Print-Server ist ein Dienstprogramm für die Verwaltung und gemeinsame Nutzung eines Druckers in einem Netzwerk. Es kann sich dabei um eine Software handeln, die auf einem Computer-Server läuft, oder um ein Hardware-Zusatzgerät, das in den Drucker eingebaut oder an diesen angeschlossen ist.
Hardware-Hersteller wie Linksys, IOGear und andere bieten kleine, externe Print-Server an, die Sie über USB, LAN oder andere Schnittstellen an den Drucker anschließen können. Für große Umgebungen, die mehr Flexibilität und Kontrolle erfordern, können Sie Print-Server auch als Applikation unter Windows, Linux und Unix aufsetzen.
Die Entscheidung für einen integrierten oder zentralen Print-Server hängt von einer Reihe von Faktoren ab. So können die integrierten Print-Server nur bestimmte Geräte verwalten. Wenn es also viele Drucker gibt, kann die Verwaltung jedes einzelnen komplex und ineffizient sein.
Andererseits ermöglicht der Betrieb von Print-Servern auf zentralen Servern oder dedizierten Computern die einfache Überwachung und Steuerung mehrerer Drucker von einem Ort aus.
Kontrolle von Druckaufträgen
Im laufenden Betrieb erhalten Drucker und Plotter die Druckaufträge vom Print-Server, was auch die Verwaltung der Geräte und Druckauftragswarteschlangen erleichtert.
IT-Teams können dadurch einzelnen Druckern Aufträge nach bestimmten Regeln zuweisen. So kann beispielsweise ein Druckauftrag automatisch an den Drucker geschickt werden, der für die verantwortliche Person am einfachsten zu erreichen ist.
In Umgebungen mit mehreren Druckern muss unbedingt sichergestellt werden, dass man Dokumente an das richtige Gerät sendet. Wird dies nicht richtig gehandhabt und Dokumente möglicherweise an andere Drucker gesendet, steigt das Risiko, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.
Außerdem verschwenden die Angestellten Zeit mit der Suche nach ihren Ausdrucken und sind manchmal gezwungen, das Dokument erneut zu drucken, wodurch Zeit, Papier und Toner verschwendet werden. Aus diesen Gründen ist es wichtig, eine Monitoring-Software in Ihrem Unternehmen einzusetzen.
Wie überwache ich Drucker in meinem Netzwerk?
Durch die Überwachung der Print-Server können Sie eine Vielzahl von Logs einsehen, darunter die Anzahl der Druckaufträge, die Druckwarteschlangen, Fehler und Berichte über Verbrauchsmaterialien.
So können Sie beispielsweise sehen, wenn Aufträge nicht verarbeitet wurden, ob sich zu viele Druckaufträge in der Warteschlange befinden, nicht genug Toner oder kein Papier vorhanden ist, oder ob das Gerät defekt ist.
Wenn die Angestellten unnötig lange auf den Druck von Dokumenten warten müssen, bedeutet dies Verzögerungen und eine geringe Arbeitseffizienz. Im Allgemeinen können Sie eine Software verwenden, um die Druckaufträge zu verwalten, Berichte einzusehen, eine Echtzeitverfolgung durchzuführen, Regeln festzulegen und vieles mehr.
Optionen für Print-Server-Monitoring
Viele Druckerhersteller bieten eigene Monitoring-Lösungen an. Diese haben jedoch verschiedene Einschränkungen und sind kostspielig im Betrieb, insbesondere wenn Sie Drucker von verschiedenen Herstellern besitzen.
Eine der besten Strategien ist der Einsatz einer universellen Monitoring-Software wie Checkmk, das eine Vielzahl von Druckern unterstützt und flexibel und skalierbar ist.
Checkmk bietet mehrere Optionen für das Print-Server-Monitoring. Für Linux- und UNIX-Server gibt es ein Agenten-Plugin, das die erforderlichen Daten über das Common UNIX Printing System (CUPS) anfordert und damit die Druckerwarteschlange überwachen kann. Auch für Windows gibt es ein Agenten-Plugin, das die Daten vom jeweiligen Windows Service an das Monitoring-System übermittelt.
Mit Checkmk können Sie das Print-Server-Monitoring automatisieren und so Zeit und Kosten sparen. Die leistungsstarke Software eignet sich für jede Art und Größe einer Organisation, auch für solche mit komplexer IT-Infrastruktur. Zusätzlich verfügt es über SNMP-Plugins zur Überwachung von Print-Servern verschiedener Hersteller.
Außerdem gibt es herstellerspezifische Plugins für das direkte Monitoring der Drucker. Für Canon, Zebra und Ricoh beispielsweise prüft Checkmk nicht nur den Status von Druckaufträgen, sondern auch weitere Details über den Zustand des Papiervorrats und der Verbrauchsmaterialien wie Tinte oder Toner.